Cosa delegare a un assistente digitale e cosa tenere per te
Lunedì, ore otto e mezza. Hai il caffè davanti, tre messaggi a cui rispondere, un appuntamento da spostare e un preventivo che il cliente aspetta da giovedì. Non è un lavoro difficile, ma è proprio quello che si mangia la mattina e lascia poco spazio a ciò per cui i clienti ti scelgono.
Chi lavora da solo, come libero professionista, artigiano, consulente o titolare di un piccolo negozio, conosce bene questa sensazione. La domanda utile non è se usare un assistente digitale, ma cosa affidargli.
Un criterio semplice per scegliere
Per ogni compito chiediti: serve il mio giudizio, o serve soltanto che sia fatto bene e in fretta? Da qui nascono due gruppi.
- Da delegare: confermare e spostare appuntamenti, mandare promemoria, ordinare la posta, preparare la prima bozza di un preventivo con i prezzi che hai già stabilito, riassumere una telefonata.
- Da tenere tu: un reclamo, una trattativa sul prezzo, una conversazione delicata, tutto ciò in cui il rapporto con il cliente è il punto.
La regola che funziona è questa: l'assistente prepara, tu decidi. Una bozza che leggi e invii in mezzo minuto resta comunque a tuo nome.
Quanto vale il tempo che recuperi
Facciamo un conto semplice. Se ogni giorno spendi un'ora tra messaggi, promemoria e bozze, in un mese di venti giorni lavorativi sono venti ore. Se un'ora del tuo lavoro vale 40 €, quelle ore valgono 800 €, e non contano ancora le richieste che perdi perché rispondi tardi.
Trasparenza e controllo
Se un assistente parla con i tuoi clienti, è giusto che lo sappiano. Dire con chiarezza che si tratta di un'intelligenza artificiale evita sorprese, e per i sistemi che interagiscono con le persone esistono obblighi di trasparenza a livello europeo: conviene verificare le regole ufficiali. Mantieni poi sempre l'ultima parola sulle azioni importanti.
Dove entra Edwin
Edwin è un assistente digitale pensato per chi gestisce da solo la propria attività. Risponde alle chiamate che inoltri al suo numero quando sei occupato, scrive le bozze, prenota e ricorda, dice sempre di essere un'IA e non fa nulla di importante senza la tua approvazione. Puoi vedere come funzionano i piani oppure iscriverti alla lista d'attesa.