Come sollecitare un cliente che non risponde al preventivo
Hai mandato un preventivo giovedì. Era chiaro, il cliente sembrava convinto, e poi più niente. Passano i giorni, riapri la conversazione, la richiudi. Scrivere ti sembra insistere, aspettare ti sembra perdere un lavoro. La verità è che nella maggior parte dei casi il silenzio non è un no: è una cosa rimasta in fondo alla lista.
Quando scrivere
Un buon ritmo è semplice da ricordare. Aspetta tre o quattro giorni lavorativi dopo l'invio, poi scrivi. Se non arriva risposta, riprova dopo una settimana. Se ancora niente, un terzo messaggio dopo altri dieci giorni circa, che chiude la questione con garbo. Non è una regola di legge, è buon senso: abbastanza spazio perché il cliente decida, abbastanza presenza perché il tuo preventivo non si perda.
Scegli sempre un giorno e un'ora ragionevoli per chi riceve. Un messaggio il martedì mattina viene letto, uno la domenica sera spesso no.
Tre messaggi, uno diverso dall'altro
Il primo aggiunge qualcosa. Non limitarti a "hai visto il preventivo?". Rispondi alla domanda che il cliente probabilmente non ha fatto.
Ciao Marta, ti scrivo per sapere se il preventivo ti è arrivato e se ha dei punti poco chiari. Se ti aiuta, posso spiegarti in due righe come ho calcolato la parte più grande. Per iniziare mi basta una tua conferma entro la settimana prossima.
Il secondo è breve e dà una scadenza. Poche parole, una data, una porta aperta.
Ciao Marta, riprendo il preventivo di 800 € di giovedì scorso. Posso tenerti la disponibilità fino a venerdì. Dopo quella data devo riorganizzare le mie settimane, ma ti avviso volentieri quando ho di nuovo spazio.
Il terzo chiude. È il messaggio che sorprende di più, perché toglie la pressione. Spesso è quello che riceve risposta.
Ciao Marta, non voglio disturbarti oltre. Considero il preventivo chiuso, ma se in futuro ti serve ricontattarmi, puoi riprenderlo quando vuoi. Grazie per il tempo dedicato.
Rendi facile rispondere
Un sollecito funziona quando costa poco al cliente. Allega di nuovo il preventivo, così non deve cercarlo tra le email. Formula una domanda a cui si possa rispondere con una parola: "Va bene per te iniziare il 15?" ottiene più risposte di "fammi sapere". E se il preventivo ha più voci, offri una strada intermedia: puoi proporre una versione più essenziale, senza svalutare la prima.
Pensa anche a chi decide davvero. A volte il preventivo è arrivato a una persona che deve chiedere a un'altra. Un messaggio breve che si può inoltrare, con le cifre in chiaro, fa il lavoro al posto tuo.
Cosa evitare
- Il tono di rimprovero. "Non mi hai più risposto" mette il cliente sulla difensiva. Meglio partire da "volevo essere sicura che ti fosse arrivato".
- Lo sconto improvvisato. Se abbassi il prezzo al primo silenzio, insegni al cliente che aspettare conviene. Un cambio di condizioni va offerto per una ragione, non per ansia.
- Lo stesso messaggio ripetuto. Ogni sollecito deve dire qualcosa di nuovo: un chiarimento, una scadenza, una chiusura.
- Il canale sbagliato. Se il preventivo è andato per email, rispondi nella stessa conversazione, così il cliente ritrova tutto in un colpo solo.
Se la risposta è no
Un no detto bene vale più di un silenzio. Ringrazia, chiedi se c'è un motivo che vuoi capire (il prezzo, i tempi, un altro fornitore) e annotalo. Dopo qualche preventivo vedrai uno schema: sono quelle note a dirti cosa cambiare nel tuo modo di presentare i prezzi.
Dove entra Edwin
Ricordarsi di sollecitare è la parte più facile da dimenticare quando la giornata è piena. Edwin segue i preventivi rimasti senza risposta e, con la tua approvazione, può inviare il sollecito al momento giusto. Tu decidi cosa parte e cosa no. Scopri come funziona Edwin.